Programma 'Il project manager pragmatico'

Presentazione

Questo programma di formazione è il risultato di oltre 10 anni di esperienza nel project management. Va oltre i libri di testo per fornire strumenti pratici e suggerimenti concreti per generare valore reale dai vostri progetti.

Si tratta di una proposta che verrà poi personalizzata per la vostra organizzazione. Inizieremo con una diagnostica per comprendere le vostre esigenze, obiettivi e traguardi specifici, e poi adatteremo il programma per renderlo più adatto alle vostre esigenze.

Argomenti

Pianificazione proattiva e adattabilità: impara ad anticipare le esigenze del progetto, ad accogliere il cambiamento e a bilanciare una pianificazione meticolosa con un’esecuzione agile.
Navigare le dinamiche organizzative: padroneggia l’arte di gestire priorità non dette, agende nascoste e relazioni con gli stakeholder.
Comunicazione efficace: sviluppa le competenze per comunicare in modo chiaro, costruire fiducia e guidare i team.
Mitigare pregiudizi e presupposti: comprendi come i pregiudizi cognitivi influenzano il processo decisionale e impara a metterne in discussione i presupposti per garantire l’obiettività del progetto.
Fornire valore strategico: scopri come leggere tra le righe, identificare le reali esigenze degli sponsor e fornire risultati che superino le aspettative.

Modulo #1: la persona del Project Manager

Questo modulo si concentra sulle competenze personali e interpersonali che definiscono un project manager efficace, sottolineando come il ruolo sia più una questione di influenza e adattabilità che di pura gestione.

Proattività e creatività

Il ruolo del project manager richiede un approccio pratico, curioso e creativo. Discuteremo perché porsi domande, eseguire simulazioni ed esplorare nuovi metodi sono spesso più preziosi della formazione formale.

Il mito della flessibilità

Smentire l’idea che il project management sia una carriera “flessibile”. Esploreremo come il lavoro sia intrinsecamente legato agli orari e alle esigenze di stakeholder e membri del team, richiedendo un diverso tipo di disciplina.

Il manager come coach

Le qualità di un manager di successo includono l’empowerment dei team, il supporto nello sviluppo della carriera e l’interesse genuino per il successo e il benessere personale dei membri del team.

Gestire i conflitti

Tecniche per incoraggiare un conflitto sano e produttivo e i vari approcci alla risoluzione dei conflitti (es. confronto, compromesso, accomodamento, evitamento).

Modulo #2: dinamiche non dette e priorità

Questo modulo esplora i segnali nascosti e le realtà politiche che influenzano il successo del progetto, in particolare per quanto riguarda la definizione e la comunicazione delle priorità.

Comprendere le priorità

Analizzare come le priorità reali spesso deviano dai piani formali. Vedremo come leggere i segnali sottili della dirigenza, come un improvviso aumento delle richieste di aggiornamento o la modifica all’ultimo minuto di riunioni, per anticipare e adattarsi alle nuove priorità.

Riunioni e agende

Ogni riunione ha sia un’agenda esplicita (i punti di discussione ufficiali) che un’agenda nascosta (gli obiettivi politici o personali sottostanti). Discuteremo come tenere traccia di entrambe per garantire che tutti gli obiettivi siano raggiunti e per navigare efficacemente nel panorama politico del progetto.

Riunioni e fiducia

Esamineremo come la mancanza di fiducia possa portare a riunioni inefficienti e micro-gestite, in cui nessuno può fornire valore reale.

Modulo #3: fondamentali di pianificazione ed esecuzione

Questo modulo copre gli strumenti e i framework essenziali per la pianificazione e l’esecuzione del progetto, enfatizzando un approccio modulare e proattivo.

Pensa lentamente, agisci rapidamente

Discuteremo come dedicare tempo e sforzi significativi a una pianificazione approfondita, seguita da un’esecuzione rapida e decisa, aiuti a ottenere risultati in modo più prevedibile.

Delegare i risultati, non le attività

Una competenza manageriale critica è responsabilizzare i membri del team delegando la responsabilità per un risultato desiderato piuttosto che per una specifica azione.

Modularità nei progetti

Basandoci sul concetto del libro “How Big Things Get Done”, discuteremo i vantaggi di trasformare le procedure di lavoro in “blocchi LEGO” documentati e riutilizzabili per migliorare l’efficienza e ridurre i costi legati al turnover.

Il Project Charter

Un documento di pianificazione chiave che definisce lo scopo, l’ambito e gli obiettivi di un progetto.

Gestione degli stakeholder

Un’analisi approfondita su come identificare, analizzare e coinvolgere gli stakeholder. Vedremo strumenti come la griglia potere/interesse e la matrice RACI (responsabile, rendicontabile, consultato, informato) per definire ruoli e piani di comunicazione.

Work Breakdown Structure (WBS)

Lo strumento di pianificazione fondamentale per scomporre un progetto in parti gestibili. Discuteremo come creare una WBS che sia sufficientemente dettagliata da essere utile senza sfociare nella micro-gestione.

Modulo #4: Prioritizzazione avanzata e documentazione

Questo modulo fornisce uno sguardo approfondito su tecniche di prioritizzazione, pregiudizi comportamentali e pratiche di documentazione.

Pregiudizi comportamentali nel project management

Una panoramica dei principali pregiudizi come il bias dell’ottimismo, la fallacia della pianificazione e l’ancoraggio. Discuteremo come identificarli e mitigarli per prendere decisioni più obiettive.

Tecniche di prioritizzazione e decisione

Esploreremo framework pratici per prendere decisioni migliori, tra cui la Regola 80/20, l’identificazione dei colli di bottiglia, il workshop dei 6 cappelli, l’uso di stime approssimative (ballpark estimates) e lo sviluppo di una “Teoria del Cambiamento” per garantire che le tue azioni portino ai tuoi obiettivi.

Documentazione e Checklist

Esploreremo diversi metodi di documentazione, come la narrativa di 6 pagine di Amazon e il ruolo delle checklist. Sfideremo anche la visione convenzionale delle checklist, suggerendo che possono essere uno strumento di crescita includendo compiti che spingono il team fuori dalla sua zona di comfort.

Gestione della qualità

Definire e implementare una politica della qualità. Questa sezione tratterà l’importanza della soddisfazione del cliente, del miglioramento continuo (Plan-Do-Check-Act) e della responsabilità della gestione.

Lessons Learned

L’importanza di condurre una revisione formale alla fine di un progetto per documentare successi, fallimenti e migliori pratiche per progetti futuri.